המחשבה על מעבר משרד עלולה להיראות מרתיעה. אבל זה רק תהליך, וכמו כל תהליך מורכב, יש לחלקו לסדרה של משימות פשוטות. על ידי ביצוע השלבים הבאים, אתם יכולים להבטיח העברת המשרד תוך עמידה במגבלות הזמן והתקציב.
הגדרת היעדים והצרכים בהובלות משרדים
בהגדרת הצרכים והיעדים עליכם להיות ברורים לגבי המטרה של העתקת המשרד (לדוגמא: הפסקת חכירה, צמיחה מתוכננת או התכווצות).
ישנן כמה החלטות שצריכות להתקבל בנקודת ההתחלה ואשר יהוו את הבסיס לתהליך התכנון שלאחר מכן.
הגדרת הדרישות
יש להגדיר את תקופת וסוג החכירה של הנכס ולוודא שהוא אכן תואם את חזון ויעדי החברה.
הגדירו את מבנה המשרד
ריכוז קווי תקשורת ומחשבים. כך שבסופו של דבר יוצר גוף ארגוני המכוון ליעדים העומדים בפניו בצורה הנוחה ביותר – כזו שתעזור ליצור גוף אורגני העובד בהרמוניה.
מנהל פרויקט
מינוי מנהל פרויקט הינו השלב הראשוני שיש לבצע. יש לבחור באדם המסוגל לרכז את הפעולות שידרשו כדי לארוז, לאבטח ולפרוק את הציוד על פי תכנית מוסדרת. חובה לתת למנהל הפרויקט את הזמן הדרוש לו על מנת לעבוד עם הצוות הממונה על המעבר ועל מנת ולטפל בכל הקשור בעניינים בירוקרטים לרבות פגישה עם חברות הובלה ושינוע. מנהל הצוות צריך להיות אדם שרכש את אמון ההנהלה, עליו להיות בכיר מספיק על מנת שיוכל לקבל החלטות ולבצען וכמובן שעליו להיות בעל יכולות ארגון יוצאות דופן.
צוות ניהול פרויקט העברת המשרד
גיבוש צוות שינהל את מעבר המשרד הינו חשוב מאוד. בדרך זו באפשרותכם לחלק את המשימות בין חברי הצוות. על חברי הצוות להיות מובילים במחלקתם מאחר ובידיהם הידע הדרוש לתכנון עתידי – החל משלב האריזה וכלה בשלבי ההובלה והפריקה. גיבוש צוות הפרויקט הינו הכרחי מאחר ובחירה נכונה של העובדים בו היא זו שתקבע את יעילות והזמן שידרשו על מנת להשלים את המשימה.
מועד הובלת המשרד
על מנת לבצע את הובלת המשרד בצורה הטובה והזולה ביותר, עליכם להתחיל ולתכנן את התהליך כבר בשלב מוקדם מאוד. מעבר לעניין של ארגון נכון ומסודר, יש להבין שככל שתאחרו בחיפוש אחר חברת הובלות מתאימה, אתם עלולים למצוא את עצמכם עם חברות טובות פחות ויקרות הרבה יותר.
בניית תקציב
הכנת תקציב להובלת המשרד הינו כלי קריטי לתכנון שיעזור לכם להעריך את העלויות תוך כדי האפשרות להעריכן ולשלוט בהן במהלך התהליך. חלקו את התקציב על פי משימות ותאריכי יעד.
צוות מובילים מקצועי בעל ניסיון מוכח
הובלת משרדים שונה מהובלת דירות. על חברת ההובלות להיות מסוגלת לספק את השירות במהלך הלילה – זאת כדי להפחית את הפגיעה בעבודות המשרד. בנוסף על צוות המובילים להיות גדול דיו כדי לעמוד ביעדי העברת המשרד.
חפשו חברת הובלות מסודרת בעלת איש קשר שאתו מנהל הפרויקט מטעם החברה יוכל לתאם את כל המהלכים הכרוכים בהובלה.
ערוץ פתוח עם העובדים
הובלת משרדים הינו תהליך מורכב וסביר להניח שיונחו בפניכם אתגרים הקשורים בלוגיסטיקה ועניינים אישיים. שמרו על ערוץ תקשורת פתוח עם העובדים, תתעניינו ונסו לתמוך בצרכיהם על מנת לשמור על סביבת עבודה נעימה ופורייה – צעד זה חיוני להצלחת התהליך והעמידה ביעדים.
שדרוג וסידור
מעבר למשרד חדש הינו הזדמנות מצוינת לשדרוג ריהוט וציוד קיימים. יתכן ויש צורך בהחלפת כסאות, שולחנות, מדפסות וכדומה. כמו כן נצלו את ההזדמנות על מנת להיפטר ממסמכים וקבצים שאינם בשימוש ושאין צורך בהם.
בדקו ספקים קיימים
העברת משרד יכולה לספק טריגר לחידוש החלפת חוזי ספקים בתנאים נוחים יותר.